En el dia a dia d’un autònom o d’una empresa és habitual detectar, després d’haver emès una factura, que hi ha alguna dada que no és correcta: un import, el NIF del client, el tipus d’IVA aplicat o qualsevol altra informació.
Davant d’aquesta situació, és important saber com s’ha de corregir una factura ja emesa i evitar simplement modificar-la o substituir-la sense deixar constància de l’operació original.
Què hem de fer si detectem un error en una factura?
Quan una factura ja ha estat emesa i posteriorment detectem que conté un error, no hem de modificar directament la factura original.
La forma correcta de procedir és emetre una factura rectificativa, que permet corregir la factura anterior i deixar constància de la modificació realitzada.
Així, si detectem que una factura és incorrecta, no hauríem d’eliminar-la, modificar-ne el PDF o fer-ne una de nova com si l’anterior no hagués existit.
Factura rectificativa o factura substitutiva: quina és la diferència?
Tot i que poden semblar conceptes similars, una factura rectificativa i una factura substitutiva tenen finalitats diferents.
La factura rectificativa s’utilitza per corregir una factura que ja ha estat emesa quan aquesta conté algun error o quan cal modificar alguna dada. La factura original es manté i la rectificativa permet identificar-la i deixar constància de la correcció.
La factura substitutiva, en canvi, no té com a finalitat corregir una factura que conté un error. S’utilitza per substituir una o diverses factures simplificades per una factura completa, sempre que es compleixin els requisits establerts per la normativa.
Així doncs, si hem comès un error en una factura ja emesa, hem de fer una factura rectificativa.
Per què és important mantenir la traçabilitat?
Una factura no és simplement un document que enviem al client. També forma part dels registres de facturació i pot tenir efectes en la comptabilitat i en les obligacions fiscals.
Per això, és important que qualsevol modificació quedi correctament registrada i permeti identificar la factura original i la correcció posterior.
Aquesta manera de treballar serà especialment rellevant amb els canvis en els sistemes informàtics de facturació, que incorporen nous requisits relacionats amb la integritat i la traçabilitat dels registres.
No cal esperar que aquests canvis siguin obligatoris per començar a treballar correctament. Acostumar-nos des d’ara a mantenir les factures emeses i utilitzar les factures rectificatives quan sigui necessari ens ajudarà a tenir una facturació més ordenada i preparada.
Si després d’emetre una factura detectem que conté un error, no hem de modificar ni eliminar la factura original.
La forma correcta de corregir-la és mitjançant una factura rectificativa, que permet mantenir la traçabilitat amb la factura inicial.
En canvi, la factura substitutiva respon a una finalitat diferent i s’utilitza en determinats supòsits per substituir factures simplificades per una factura completa.
Treballar correctament amb la facturació des d’ara ens permetrà, a més, adaptar-nos amb més facilitat als nous requisits dels sistemes informàtics de facturació.
A Sensus Consultoria t’ajudem a revisar la teva facturació i a gestionar correctament les factures rectificatives, tenint en compte les seves implicacions fiscals i comptables.