Emetre factures forma part del dia a dia de qualsevol autònom o empresa. Però, perquè una factura sigui correcta, no n’hi ha prou amb indicar què s’ha venut o quin import ha de pagar el client.
El Reglament de facturació estableix quina informació han de contenir les factures, quan s’han d’expedir i en quins casos es pot utilitzar una factura simplificada.
Conèixer aquestes regles ens ajuda a facturar correctament i a evitar incidències en la gestió comptable i fiscal.
Quines dades ha de contenir una factura?
Com a regla general, una factura ha de permetre identificar qui fa l’operació, qui la rep, què s’ha facturat i quin és l’import corresponent.
Entre les dades que ha d’incloure hi trobem:
- Número i sèrie de la factura, quan correspongui.
- Data d’expedició.
- Dades de l’emissor i del destinatari, com ara el nom o raó social i el NIF, en els casos previstos.
- Descripció de les operacions realitzades.
- Base imposable.
- Tipus d’IVA aplicat i quota tributària, quan correspongui.
- Import total de la factura.
En funció de l’operació realitzada poden ser necessàries, a més, altres dades o mencions específiques.
Per això, abans d’emetre una factura és important comprovar que conté tota la informació exigida en cada cas.
Quan podem emetre una factura simplificada?
No totes les operacions requereixen el mateix tipus de factura. El Reglament de facturació diferencia entre factures completes i factures simplificades i estableix els supòsits en què es pot utilitzar aquesta última.
La factura simplificada té un contingut més reduït i es pot utilitzar únicament quan es compleixen els requisits previstos en la normativa.
Per tant, no podem escollir lliurement entre una factura completa i una simplificada: cal comprovar quin tipus de factura correspon en funció de l’operació i de les seves circumstàncies.
Quan s’ha d’expedir i lliurar una factura?
El Reglament també estableix els terminis per expedir i lliurar les factures.
El moment d’expedició pot variar segons el tipus d’operació i, especialment, segons si el destinatari és un particular o un empresari o professional que actua com a tal.
Per aquest motiu, no totes les factures s’han d’expedir necessàriament en el mateix moment en què es realitza l’operació.
Conèixer i respectar aquests terminis és important per mantenir una facturació ordenada i complir correctament les obligacions fiscals.
I si la factura ja emesa conté un error?
Si després d’haver expedit una factura detectem que alguna dada és incorrecta o que s’ha produït alguna de les circumstàncies que exigeixen rectificar-la, no hem de modificar directament la factura original.
En aquests casos, cal emetre una factura rectificativa, d’acord amb els requisits establerts pel Reglament.
La factura rectificativa permet identificar la factura que es rectifica i deixar constància de la correcció realitzada. D’aquesta manera, es conserva el rastre de l’operació original i es manté la traçabilitat de la facturació.
Per què és important conservar i gestionar correctament les factures?
Les obligacions de facturació no acaben en el moment d’enviar la factura al client. Les factures formen part de la documentació que permet acreditar les operacions realitzades i tenen efectes en l’àmbit comptable i fiscal.
Per això, és important conservar les factures, evitar modificar els documents originals i deixar constància de qualsevol rectificació.
A més, els canvis en els sistemes informàtics de facturació reforcen la importància d’aspectes com la integritat, la conservació i la traçabilitat dels registres de facturació.
Conèixer aquestes regles i aplicar-les correctament ens ajuda a mantenir una facturació ordenada, traçable i adequada a les nostres obligacions fiscals.